Cos’è il codice SDI e che differenza c’è con la PEC ovvero la posta certificata?
Come occorre comunicare con i propri fornitori per poter ricevere le fatture elettroniche?
La fatturazione elettronica non è altro che il passaggio dalla fattura cartacea ad un sistema digitale in grado di compilare, inviare e conservare le fatture. Nello specifico, il passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria che ufficialmente entrerà in vigore dal 1 gennaio 2019, permetterà di creare le fatture emesse secondo un linguaggio marcatore standard (XML), queste fatture dovranno essere firmate digitalmente ed infine conservate digitalmente per avere valenza fiscale.
Non basta quindi allegare un semplice file ad una email. Per prima cosa, occorre che il software gestionale utilizzato sia in grado di creare fatture secondo lo standard XML.
Ma cosa succede per l’invio e la conservazione delle fatture elettroniche e cosa accade quando a ricevere una fattura siamo noi?
Codice SDI e posta certificata
Per prima cosa occorre capire la differenza tra codice SDI e posta certificata (PEC).
Il codice SDI è il codice identificativo fornito dall’Agenzia delle Entrate per ricevere le fatture in sostituzione della PEC. Questo codice serve principalmente per gli intermediari cioè quelle aziende (ad esempio Aruba Pec, Fattura PA, etc..) che offrono un servizio alle PMI per firmare, archiviare e gestire il dialogo con lo SDI (il Sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate) per conto dei clienti che non avrebbero l’infrastruttura informatica per farlo.
Le PMI o partita iva, infatti, una volta sottoscritto un contratto con gli intermediari, potranno inviare e ricevere le fatture XML in tutta tranquillità delegando gli intermediari stessi (tramite una delega formale) a firmare ed archiviare le proprie fatture per conto loro.
Agli intermediari autorizzati dall’Agenzia delle Entrate viene attribuito il codice univoco (codice SDI) che li identifica e permette loro di ricevere tutte le fatture inviate a questo codice. Di conseguenza, tutte quelle PMI che hanno deciso di affidare la gestione a uno degli intermediari dovranno usare lo stesso codice per ricevere le fatture.
Ecco la soluzione pratica per le PMI:
L’agenzia delle entrate nell’area web mette a disposizione una funzione per impostare dove ricevere le fatture dei fornitori. Una volta entrati nell’area riservata tra i servizi disponibili è possibile accedere alla sezione FATTURE e CORRISPETTIVI.
All’interno di questa sezione è possibile scegliere se ricevere le fatture sulla propria PEC o invece utilizzare il codice SDI fornito dal proprio intermediario. Occorre fornire una scelta perché qualora un fornitore invia la fattura alla pec della propria azienda ma nella sezione precedentemente descritta è stato indicato di inoltrarla al codice SDI questa ultima opzione avrà la precedenza e quindi verrà forzato l’invio al codice.
È preferibile comunicare ai fornitori il codice SDI o la PEC?
Scegliendo di comunicare ai propri fornitori solo la PEC si possono eliminare alcuni problemi che potrebbero venirsi a creare nel tempo. Ad esempio, la PEC rimane invariata mentre il codice SDI è legato all’intermediario che abbiamo scelto e che potrebbe cambiare per vari motivi (non mi trovo bene con l’intermediario del servizio, ho scelto di cambiarlo con altro più conveniente, etc…); in questo caso, anche se si cambia l’intermediario non dovrà essere comunicata la variazione ai propri fornitori che continueranno ad inviare le fatture direttamente alla PEC.
La variazione dovrà essere comunicata solo all’agenzia delle entrate indicando il nuovo codice SDI fornito dal nuovo intermediario.
Conservazione e archiviazione con l’Agenzia delle Entrate.
L’Agenzia delle Entrate, inoltre, offre la possibilità di effettuare l’archiviazione automatica delle fatture ricevute. Per fare questo occorre inserire la spunta archiviazione presente all’interno del link conservazione sempre nell’area relativa alla Fatturazione elettronica. Le fatture ricevute potranno essere archiviate direttamente nella nostra area all’interno dell’agenzia delle entrate in modo automatico e senza l’inserimento manuale.
Si consiglia di scegliere in ogni caso l’opzione archiviazione in modo da avere sempre la possibilità di poter avere l’archiviazione delle fatture ricevute a prescindere dalla scelta di un intermediario che offre questo servizio. In questo modo, l’archiviazione sarà sempre garantita anche nel caso in cui si decide di cambiare intermediario.
Per saperne di più sulla fatturazione elettronica con il software gestionale e conoscere tutto sulla creazione, firma digitale, invio e conservazione contattaci al numero dedicato 050 0987335.
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