L’assistenza tecnica di un software gestionale è tra le principali richieste di chi cerca o già utilizza un software gestionale. Avere una linea diretta tra utilizzatore e produttore del software in un mondo in evoluzione sia dal punto di vista informatico che normativo, è un importante vantaggio. Ma come funziona un supporto tecnico di qualità?
L’assistenza tecnica di un software gestionale è spesso il motivo che spinge non solo a scegliere il programma giusto ma anche a restarne fedele. Avere un filo diretto con chi ha realizzato il software, ha notevoli vantaggi per un utilizzo più snello e funzionale e per un risparmio di tempo e di risorse.
I vantaggi a ricorrere all’assistenza diventano ancora più rilevanti quando si ha bisogno di conoscere tutte le funzionalità del gestionale. Un esempio concreto sono gli aggiornamenti dovuti a fattori normativi o di altra natura come sta accadendo in questi mesi con l’introduzione della fatturazione elettronica tra privati. Altro esempio è il numero elevato di funzionalità presenti. Solo attraverso istruzioni chiare e precise ed il giusto supporto è possibile concludere operazioni in modo efficace e preciso.
Ma che cos’è l’assistenza tecnica di qualità e come può essere utilizzata correttamente?
In realtà, ci sono diversi tipi di assistenza ognuna con caratteristiche e modalità diverse.
Tra i supporti più importanti troviamo l’assistenza tramite il manuale d’uso, il supporto telefonico, l’utilizzo di ticket come supporto o richiesta d’aiuto e l’assistenza online. L’insieme di più tipologie di assistenza con modalità diverse è ciò che garantisce la qualità e soprattutto fa in modo che a nessuna tipologia di cliente, piccolo o grande che sia, venga meno un supporto.
Inoltre, è importante ricordare che per ottenere vantaggi dall’utilizzo di aiuti, è fondamentale seguire gli aggiornamenti ed i suggerimenti della casa madre del gestionale.
Cosa significa assistenza tecnica di un software gestionale
Manuale d’uso. Ogni gestionale on line deve avere un manuale d’uso facilmente consultabile. Il manuale permette di conoscere nei dettagli i procedimenti e le funzioni del gestionale.
Il manuale deve essere online e facilmente raggiungibile tramite url. Una caratteristica importante è la multimedialità ovvero la presenza di testo, immagini, video e link che aiutano a capire in modo più semplice i passaggi necessari da effettuare.
Il manuale online di Bman oltre ad avere una parte interamente dedicata ai requisiti e alle modalità di accesso iniziale, segue la stessa suddivisione del software fino alle singole funzioni. Permette di effettuare una ricerca per parola chiave in modo da poter accedere a tutti gli utilizzi legati ad una singola funzione e può essere consultato sia accedendo direttamente dal software sia digitando l’apposito indirizzo internet.
Per poter ottenere il massimo profitto dall’utilizzo del manuale ed ottenere così maggiori risultati, è molto importante soffermarsi sulle caratteristiche del manuale. Infatti, la ricerca, così come la suddivisione per categorie, se effettuate correttamente permettono di ottenere informazioni precise e soddisfare così un bisogno concreto.
Supporto telefonico. Il supporto telefonico rappresenta ancora oggi il servizio più semplice da utilizzare. Avere la possibilità di parlare telefonicamente con qualcuno che dall’altra parte del telefono è in grado di interpretare i nostri dubbi o le nostre carenze è senza dubbio comodo e utile.
Detto questo, però, bisogna considerare alcuni aspetti che rendono questo tipo di supporto fondamentale per certi versi ma evitabile per altri.
Per prima cosa, spesso il supporto telefonico è vincolato da due fattori: gli orari e la disponibilità immediata di un operatore o di una linea telefonica. Oggi, infatti, la flessibilità degli orari nel lavoro autonomo così come la possibilità di accedere al proprio gestionale ovunque e in modi diversi senza essere vincolato ad una scrivania o ad un luogo fisico in particolare, richiede anche la possibilità di adeguare il supporto in modo diverso. Inoltre, sapendo di poter contare sull’aiuto di un tecnico si rischia di non affrontare in modo diretto o incisivo un eventuale problema. In poche parole, diventa più facile affidarsi ad altri piuttosto che cercare di risolvere un dubbio o un problema con le proprie capacità. Questo comporta minore dimestichezza con il programma gestionale e maggiori difficoltà future.
Bman mette a disposizione un numero telefonico da utilizzare durante le ore lavorative a cui è associato un codice di accesso e un quantitativo in tempo utilizzabile per richiedere assistenza telefonica. Il tempo utilizzato viene scalato e può essere acquistato nuovamente. In questo modo, l’assistenza telefonica è un valore aggiunto che deve essere utilizzato per ottenere un reale supporto tecnico qualificato e allo stesso tempo, il costo mensile del software è alleggerito da eventuali canoni fissi di assistenza tecnica che spesso non vengono adoperati o non risultano utili. Si ricorre all’assistenza tecnica qualificata solo quando necessita e allo stesso tempo, non esistono canoni di assistenza obbligati.
Assistenza tecnica di un software gestionale: ticket e assistenza online.
Oltre al manuale d’uso e all’assistenza tecnica telefonica esistono altre forme di aiuto per l’utilizzo del proprio gestionale come i ticket e l’assistenza online.
I ticket sono vere e proprie richieste di aiuto inviate tramite form contatti o tramite email e sono utili per segnalare un problema o chiedere chiarimenti o semplicemente per informazioni. Il ticket permette di formulare in modo approfondito un problema o una richiesta e accompagnarlo con allegati o screenshot. Allo stesso tempo, permette al tecnico che lo riceve di fare una valutazione attenta e ponderata.
Il gestionale Bman mette a disposizione un servizio assistenza ticket inclusa e illimitata per tutta la durata dell’utilizzo del software.
L’assistenza online viene effettuata con diverse modalità. Bman permette dopo aver scaricato il client per il sistemi operativo utilizzato da chi ne fa richiesta, di accedere in remoto e visualizzare il problema direttamente. Questo tipo di assistenza si rende utile quando esistono componenti hardware o particolari terminali collegati al gestionale come ad esempio casse o lettori barcode.
Aggiornamenti, demo gratuite e informazioni
Quando si è in fase di selezione o scelta di un software gestionale è molto importante accedere a tutte le informazioni utili e legate alla propria attività imprenditoriale o commerciale e alle funzioni utilizzate. Questo può avvenire in modi diversi. Attraverso la richiesta di maggiori informazioni all’area commerciale o di vendita; attraverso i canali di informazione come il sito internet del gestionale e infine attraverso l’utilizzo di una demo gratuita.
La demo gratuita è il modo più utile per arrivare alla scelta del software perché permette di utilizzarne le funzioni, valutare gli aspetti visivi e l’interfaccia, imparare l’utilizzo di nuove funzioni e valutare la compatibilità tra il software e la propria attività.
La demo per essere davvero utile deve essere adoperata per un periodo esteso, Bman offre la possibilità di utilizzarla per 30 giorni, un arco di tempo necessario a comprendere a pieno le funzionalità del software e in molti casi abituarsi ad un cambiamento spesso necessario e utile.