In che modo è possibile cambiare software gestionale, ottimizzare la produttività e automatizzare i processi senza rallentare la propria attività e incorrere in danni come perdita dei dati oltre che di tempo? Ecco come fare e perché.
Cambiare software gestionale può diventare una vera necessità sia per migliorare la produttività e ottimizzare la gestione di tutte le attività e del magazzino ma anche per avere procedure moderne e automatizzate.
Spesso il cambio di gestionale è necessario per contenere i prezzi, avere un gestionale integrato con il proprio sito e-commerce e soprattutto, per avere nuove funzionalità ed eliminare un gestionale obsoleto scegliendo un software in cloud.
Ma cambiare può significare perdere informazioni importanti o dover dedicare troppo tempo alla migrazione da un software ad un altro sottraendolo ad altre attività. Ecco alcuni aspetti e passaggi da considerare per una migrazione senza conseguenze spiacevoli.
Cambiare software gestionale: l’importazione dei dati
Uno dei passaggi più delicati è l’importazione dei dati come le anagrafiche di clienti e fornitori o le informazioni di articoli e/o prodotti. In genere, si tratta di dati di contatto, listini prezzo, codici, seriali, varianti o informazioni su servizi etc..
Importare i dati può riguardare sia chi non ha mai utilizzato un gestionale sia chi decide di migrare da un gestionale ad un altro.
Per tutti, è fondamentale avere la possibilità di inserire l’anagrafica e i dati dei prodotti in modo automatizzato ed evitare di importare manualmente. Questo può avvenire tramite un foglio di lavoro CSV o Excel dove riportare le diverse informazioni suddivise per colonna. Ad ogni colonna del file excel viene fatto corrispondere un campo del gestionale. Si tratta di un tipo di importazione molto semplice.
Come accennato, le fasi di importazione sul gestionale prevedono la scelta dei campi e la successiva associazione per colonna. Una volta che il gestionale ha compreso l’associazione campo – colonna, l’importazione avviene in automatico e tutte le informazioni corrispondenti, vengono importate automaticamente. In genere, non ci sono altre operazioni richieste, ad esempio, il gestionale Bman mette a disposizione una guida su come costruire correttamente un file excel prima di importarlo.
La migrazione dei dati da un gestionale ad un altro
Nel secondo caso, invece, la migrazione di dati ed informazioni da un gestionale obsoleto o che non si intende più utilizzare può essere assistita da strumenti messi a disposizione dal nuovo gestionale. Si parla di funzioni di integrazione per facilitare le operazioni di trasmissione dei dati dal vecchio al nuovo gestionale e dell’utilizzo di API (Application Programming Interface). Queste ultime sono messe a disposizione dal gestionale tramite librerie API ovvero procedure che guidano il webmaster nel linguaggio di programmazione per poter importare le anagrafiche di Clienti/Fornitori e Articoli utilizzando un Webservice ovvero un’interfaccia attraverso la quale due dispositivi comunicano tra loro. L’utilizzo di API è un’operazione pur richiedendo un intervento di una figura con conoscenze di programmazione allo stesso tempo non è particolarmente complessa.
Le integrazioni di Bman
Tra le integrazioni di Bman per effettuare la migrazione oltre i file Excel/CSV e la libreria API per poter importare le anagrafiche di Clienti/Fornitori e Articoli c’è la possibilità di importare direttamente da un software di terze parti come Danea Easyfatt. In pratica, utilizzando un semplice applicativo messo a disposizione gratuitamente da Bman ovvero DaneaToBman è possibile effettuare direttamente e senza perdita di dati il passaggio. Una volta scaricato e configurato come un qualunque semplice applicativo basta seguire semplici passaggi specificati nella guida per effettuare in poco tempo la migrazione.
Si tratta di un sistema che fa da tramite per la corretta trasmissione dei dati.
Come abbiamo visto, le possibilità per risparmiare tempo e mantenere tutti i dati sono diverse e tutte rendono ogni fase di migrazione da un software molto semplice.