Cosa significa gestire la propria attività commerciale utilizzando un software gestionale online? Come si gestisce un punto vendita o un magazzino utilizzando direttamente sistemi collegati tramite la rete internet?
Oggi gestire la fatturazione, occuparsi della contabilità, del magazzino o dei propri punti vendita vuol dire sostanzialmente avere un software gestionale online. Infatti, i software basati sul cloud computing sono in grado di fornire un programma a cui è possibile accedere direttamente da internet con una normalissima connessione digitando un nome a dominio, un nome utente e una password in nostro possesso.
I gestionali online che si basano sul Cloud rappresentano ormai il nuovo volto degli aspetti commerciali e contabili sia delle piccole realtà imprenditoriali che dei grandi sistemi aziendali ed ecco perché esistono soluzioni o pacchetti diversi a seconda delle singole esigenze.
E per chi non ha ancora un programma in grado di gestire la fatturazione e la contabilità?
Il software gestionale rappresenta la soluzione ideale perché oltre ad essere semplice da utilizzare è in grado di cambiare il modo di lavorare semplificando il lavoro e soprattutto facendo risparmiare tempo e molto spesso anche denaro.
I vantaggi sono tanti e diversi noi ne abbiamo individuati 5 a nostro avviso più importanti.
Andiamo a vedere quali sono.
1 – Ti colleghi ovunque ed in qualsiasi momento
Primo vantaggio nello scegliere una soluzione online è la mobilità. Grazie ad una connessione ad internet si può accedere al programma utilizzando un computer, un tablet o anche uno smartphone e gestire la propria attività. Questo permette, non solo, di gestire la propria attività in ogni momento ma anche di gestire e verificare i propri dati contabili o del magazzino o altro, in tempo reale.
Sia che siamo a casa, lontani dal lavoro oppure in giro per motivi di lavoro, è possibile svolgere operazioni di gestione e verificare tutti i movimenti fatti al momento ed essere aggiornati su tutto. Inoltre, la possibilità di non essere obbligati ad avere il programma installato su un unico computer fisico e presente in un preciso luogo permette di poter gestire contemporaneamente più depositi o magazzini o in caso di negozi, più punti vendita.
2 – Nessuna installazione con il gestionale online
Il programma online non deve essere installato. Questo non solo vuol dire che basta avere una connessione internet per utilizzarlo ma vuol dire molte altre cose. A differenza dei sistemi che non sono online o cloud based non sono richieste risorse hardware o licenze d’uso quindi non occorre materialmente avere un sistema o un proprio server.
Non occorre ricorrere a personale specializzato per l’installazione e nei casi di più negozi o franchising che possono avere una diffusione capillare sul territorio l’infrastruttura praticamente inesistente è un assoluto vantaggio.
Un altro motivo del vantaggio è legato all’adeguamento al GDPR ovvero il Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali, adeguamento che entrerà in vigore alla fine di maggio 2018. Infatti, i gestionali online a differenza di quelli che prevedono una installazione in locale, essendo soluzioni on cloud demandano la sicurezza dei dati al provider. (Per saperne di più leggi anche l’articolo GDPR e software gestionale: cosa cambia? )
3 – Sempre aggiornato
Vantaggio molto importante nell’utilizzo quotidiano del gestionale online è la modalità con cui avvengono i diversi aggiornamenti. Infatti, tutti i programmi gestionali periodicamente devono essere aggiornati sia perché possono esserci degli adeguamenti su contabilità o altro a livello normativo sia perché al programma possono essere aggiunte funzioni nuove o più complete e quindi occorre adeguarsi ad una nuova versione esattamente come avviene per ogni tipo di software.
Per il gestionale online l’aggiornamento avviene esclusivamente sul server del provider e quindi non c’è la necessità di reinstallare il programma come avviene per i programmi non online.
Questo significa un risparmio sia economico perché non c’è la necessità di pagare un tecnico per le installazioni sia di tempo poiché i tempi di ripristino sono minimi ed estremamente ridotti.
Cosa che garantisce anche una maggiore sicurezza. Infatti, i sistemi di archiviazione e di trasmissione delle informazioni sono più sicuri e molto più stabili, veloci e soprattutto flessibili rispetto ai servizi tradizionali.
4 – Gestione dei costi
I costi sono sempre un argomento importante per chi gestisce una propria attività o una azienda e ha bisogno molto spesso di contenere oppure di distribuire i costi su più fronti. Il vantaggio principale nell’utilizzare un programma online è sicuramente quello legato alla mancanza di costi aggiuntivi dovuti all’infrastruttura e quindi all’installazione iniziale ma anche alla gestione stessa della propria attività.
Generalmente, infatti, i gestionali online hanno costi a postazione e con canone mensile. Le postazioni possono essere aggiunte o tolte facilmente e in base a determinati periodi di tempo. I casi possono essere diversi e molto soggettivi perché legati alla propria attività imprenditoriale.
Ad esempio, le catene di negozi con più punti vendita che possono così aumentare i propri punti in modo lineare e aggiungendo i costi di volta in volta per negozio o postazione. Un altro esempio è rappresentato dai servizi o punti vendita stagionali o in alcuni casi dai Temporary Shop. La vendita stagionale può avvenire nei casi in cui una determinata attività, una gelateria ad esempio, in un determinato periodo dell’anno e quindi secondo una stagionalità, decida di aprire uno o più punti vendita con una gestione della cassa o altro scegliendo un pacchetto con costi trimestrali o semestrali.
5 – Nuovi punti vendita: la gestione condivisa
Quando si hanno più punti vendita o si decide di aprire un nuovo punto vendita è molto importante avere una gestione condivisa di anagrafiche, clienti, fornitori ed articoli di vendita. Questo permette di effettuare in modo snello, flessibile e semplice tutte le operazioni legate alla gestione.
Avere una anagrafica e una gestione dei dati così condivisa è importante anche nelle operazioni in cui ci sono più depositi o magazzini separati o distanti.
Un modo per gestire in modo centralizzato tutto ciò che ruota intorno ad un articolo o un prodotto e controllare in modo costante tutti i singoli depositi.
Abbiamo individuato 5 vantaggi ma i gestionali online non si limitano solo a questi 5 esempi perché oggi sono considerati software di nuova generazione in grado di cambiare il modo di lavorare riportando tutto ad una semplificazione della gestione e dell’organizzazione e sono un supporto importante all’interno di ogni attività aziendale o commerciale sia piccola che grande.
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