Tutte le aziende e attività commerciali non solo hanno l’esigenza di avere una contabilità corretta ma devono poter intervenire in caso di incongruenze. Le operazioni di riconciliazione e quadratura bancaria sono l’occasione per rimediare a possibili errori. Vediamo come.
La riconciliazione bancaria è una operazione di gestione utile a verificare la corrispondenza tra i movimenti presenti nella prima nota e il proprio conto bancario. Permette di verificare che tutte le registrazioni contabili siano in linea ed in corrispondenza con i movimenti annotati sull’estratto conto.
La riconciliazione bancaria ha come obiettivo principale quello di avere la contabilità aziendale allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca. Ed è il modo più pratico per conoscere ed evidenziare i pagamenti mancanti.
Si tratta, quindi, di un controllo e di una verifica in grado di individuare eventuali errori di contabilità. Cerchiamo di capire come funziona e perché un software gestionale può essere un aiuto concreto a questo tipo di operazione.
Come funziona la riconciliazione bancaria
I movimenti contabili di un’azienda o attività commerciale sono operazioni che vengono registrate dalla banca sul conto corrente ma spesso con tempi diversi che non corrispondono alle molte operazioni emesse dal privato. Spesso, infatti, sono accorpati in distinte e con date valute differenti. Per avere un quadro e soprattutto un controllo delle diverse operazioni preciso e puntuale, si può fare uso periodicamente della riconciliazione bancaria. Si ottiene, così, una quadratura tra i movimenti presenti negli estratti conti con quelli registrati in contabilità e di conseguenza si ha la possibilità di inserire o correggere i dati mancanti o che risultano diversi.
Un controllo che permette, quindi, di verificare che tutti i movimenti bancari siano registrati nella prima nota.
Questa operazione di confronto può essere effettuata in diversi modi: manualmente, utilizzando Excel ma anche attraverso le funzioni di un software gestionale.
L’utilizzo del software diventa fondamentale soprattutto quando si è in presenza di molti movimenti e/o su banche e conti bancari diversi.
Le operazioni manuali sono le più complesse e lunghe poiché si tratta di spuntare o segnare a penna le voci corrispondenti o meno ai fogli degli estratti conto con le prime note. Con i file in excel, il confronto può avvenire in modo più veloce scaricando il csv degli estratti conto dall’home banking e inserendoli sul file excel insieme a tutti i diversi movimenti di contabilità e procedere, così, al confronto. Anche in questo caso, la quadratura viene annotata manualmente e con tempi non sempre brevi. Per velocizzare e automatizzare le operazioni è importante utilizzare un software gestionale che abbia la funzione riconcilia.
I vantaggi dell’automazione dei processi
Un software gestionale può svolgere in modo rapido le funzioni richieste per la riconciliazione bancaria. Questo serve per snellire l’intero processo e garantire così una maggiore sicurezza dei dati e allo stesso tempo garantisce velocità e personalizzazione. Inoltre, la possibilità di errore si riduce.
Nel software Bman, la riconciliazione è molto semplice; una volta registrati i pagamenti tramite il nostro scadenzario, è possibile importare il file di testo con le transazioni bancarie, in questo modo il confronto tra la prima nota di Bman e il file della banca permette di avere una panoramica completa delle movimentazioni, di evidenziare le date di contabilizzazione e soprattutto di riconciliare i movimenti contabili che risultano non ancora elaborati, verificare eventuali incongruità e procedere alla correzione.
Per comprendere meglio la funzione riconciliazione bancaria del software Bman è possibile visitare la pagina dedicata.