Il documento commerciale online è la procedura web gratuita dell’Agenzia delle Entrate che permette di certificare i corrispettivi senza registratore telematico. Molti negozi e attività la scoprono quando devono sostituire o fiscalizzare la cassa, e si chiedono se possa davvero prenderne il posto. In questa guida vediamo come funziona, quali sono i limiti nell’uso quotidiano e come renderla pratica collegandola al gestionale.
Cos’è il documento commerciale online
Dal 2020 tutti gli esercenti che emettono scontrini devono memorizzare e trasmettere i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Per farlo esistono due strade: il registratore telematico (RT), cioè la cassa fiscale fisica, oppure la procedura web “Documento commerciale online”, disponibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Con la procedura web il documento commerciale (il nuovo scontrino) viene generato e trasmesso direttamente sui sistemi dell’Agenzia, da computer, tablet o smartphone, senza hardware fiscale.
Chi può usare la procedura web al posto del registratore telematico
Può usarla qualsiasi esercente obbligato a certificare i corrispettivi, che vende al dettaglio o presta servizi al pubblico: negozi, artigiani, ambulanti, studi che incassano dai privati. Non ci sono limiti di fatturato né obblighi di fiscalizzazione o verifiche periodiche, perché non c’è un apparecchio da controllare. Serve solo l’accesso all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate con le proprie credenziali.
Come funziona: emissione, annullo e reso
Dalla procedura web si compila ogni vendita: descrizione dei beni o servizi, importi, aliquota IVA e forma di pagamento. Il documento commerciale viene trasmesso all’Agenzia e può essere stampato o consegnato al cliente in formato digitale. Dalla stessa area si gestiscono l’annullo di un documento emesso per errore e il reso, collegandoli al documento originale.
I limiti della procedura web nell’uso quotidiano
La procedura è gratuita e legale, ma è pensata come strumento manuale. Ogni vendita va digitata a mano sul portale, senza lettore barcode, senza anagrafica articoli e senza collegamento al magazzino. Con pochi scontrini al giorno funziona; con un negozio che lavora al banco diventa lenta, e le giacenze vanno poi aggiornate a parte. C’è anche un vincolo: la procedura non è delegabile, quindi deve usarla l’esercente con le proprie credenzi
Abbinamento POS 2026: vale anche per il documento commerciale online
Dal 1° gennaio 2026 la Legge di Bilancio 2025 obbliga a collegare gli strumenti di pagamento elettronico (POS) agli strumenti di certificazione dei corrispettivi. Il collegamento non è fisico ma “logico”: si registra online nel portale Fatture e Corrispettivi. Chi usa il documento commerciale online fa l’abbinamento all’interno della stessa procedura web. Anche in questo caso l’operazione non è delegabile e va fatta dall’esercente. Per i dettagli su scadenze e modalità puoi leggere la nostra guida al collegamento POS-registratore telematico.
Come emettere il documento commerciale online direttamente dal gestionale
Si possono avere i vantaggi della procedura web senza digitare ogni vendita sul portale. Bman DCO usa la procedura documento commerciale online dell’Agenzia, con le tue credenziali Fatture e Corrispettivi, direttamente dalla vendita al banco del gestionale. Leggi il codice a barre o tocchi il prodotto sull’interfaccia touch, chiudi la vendita, e il documento commerciale viene trasmesso all’Agenzia mentre il magazzino si aggiorna da solo. Lo scontrino si invia al cliente via e-mail o SMS, oppure si stampa con una comune stampante termica non fiscale. Il POS si collega a Bman tramite Bman Client o l’app, così ogni pagamento elettronico viene rendicontato con il suo scontrino.
Bman DCO costa 15 € al mese per punto vendita, con casse illimitate nella stessa sede, ed è disponibile su tutti i piani Bman, anche Basic. Scopri come funziona lo scontrino elettronico senza registratore di cassa con Bman.
Cosa cambia dal 2027: le soluzioni software certificate
La Riforma Fiscale ha previsto una terza strada accanto a registratore telematico e procedura web: le soluzioni software approvate dall’Agenzia delle Entrate, attese in piena operatività dal 2027. Non sostituiranno gli altri strumenti, ma si aggiungeranno come opzione. Bman è pronto per questo passaggio e accompagnerà i clienti nel cambio di modalità quando le soluzioni certificate saranno operative.
Domande frequenti
Il documento commerciale online è gratuito? Sì, la procedura web dell’Agenzia delle Entrate non ha costi.
Posso eliminare il registratore telematico e usare solo la procedura web? Sì, è una delle due modalità previste per certificare i corrispettivi. Ricordati di registrare l’abbinamento dei tuoi POS all’interno della procedura.
Posso far emettere i documenti al mio commercialista? No, la procedura web non è delegabile e va usata con le credenziali dell’esercente.