Un sistema di logistica e di spedizioni che funziona è fondamentale per il business e per la soddisfazione del cliente nel B2B o se si possiede un e-commerce. Vediamo come migliorare e semplificare le operazioni grazie alla possibilità di creare documenti digitali da esportare ed importare sui sistemi delle spedizioni.
I file per corrieri o spedizionieri contengono le informazioni necessarie per creare le lettere di vettura. Di fatto, generare file per lettere di vettura è un compito che molte aziende o attività commerciali fanno quotidianamente spesso in modo manuale. Compilare un modulo ordine per le spedizioni, copiare ed incollare di continuo i dati dei clienti per creare molte lettere di vettura richiede tempo. La compilazione è un’operazione ripetitiva che può essere semplificata utilizzando un gestionale con specifiche funzioni per creare, importare ed esportare i file i cui dati andranno a formare le lettere di vettura. Come un gestionale è in grado di interagire con gli spedizionieri e velocizzare, così, la logistica?
Lettere di vettura e differenze con i DDT
Una lettera di vettura o LDV è un documento che accompagna fisicamente un prodotto spedito o più in generale, la merce fino alla sua consegna. Contiene i dati per la spedizione ed è unica, di conseguenza, non può essere riutilizzata. Generalmente viene compilata dal mittente o azienda tramite il portale del partner logistico che si occupa delle spedizioni. Spesso si tende a confondere la lettera di vettura con il documento di trasporto (DDT). In realtà, esiste una differenza. Il DDT è il documento emesso dal mittente. Viene trasmesso il più delle volte digitalmente al destinatario e non deve necessariamente accompagnare la merce. La lettera di vettura viene stampata e si accompagna al trasporto per poi essere “firmata” alla consegna.
Quali sono le informazioni che una lettera di vettura può contenere? Sicuramente l’indirizzo del destinatario, il numero dei colli ed il relativo peso e le misure. Inoltre, la data di partenza a cui si aggiunge quella di consegna indicata dal corriere e il codice per il tracciamento che permette di monitorare la merce. Possono essere aggiunti servizi relativi al metodo di spedizione, al pagamento o al contenuto della merce se si tratta di materiale fragile o facilmente deteriorabile. Come detto, alla lettera di vettura viene assegnato dal corriere che effettua la consegna, un codice numerico unico per poter effettuare il tracking fino a destinazione.
Generare file per lettere di vettura
Il passaggio di informazioni tra chi spedisce e il corriere può risultare lento e tortuoso se avviene manualmente anche perché spesso i dati richiesti cambiano a seconda del tipo di corriere che si utilizza. Molti spedizionieri richiedono di accedere sul loro sito o in un’area riservata del portale per compilare e stampare tutte le voci relative al destinatario e alla merce. Inoltre, ogni spedizioniere ha un modello di lettera di vettura proprio e personale. Nelle spedizioni multicollo, la lettera di vettura è sempre una sola ma deve riportare il numero esatto dei colli così come viene richiesto da chi si occupa di consegnare la merce.
Per facilitare le operazioni e semplificare la compilazione delle lettere di vettura è utile avere un supporto digitale nella gestione delle spedizioni. Una funzione importante del software gestionale è quella di creare dei template personalizzabili in base alle caratteristiche richieste dagli spedizionieri per poi, una volta compilati automaticamente in file csv, esportare i dati dal gestionale ed importare i dati sui diversi portali degli spedizionieri, fino a creare così le lettere di vettura. Vediamo in che modo.
Come creare file per i corrieri
Per ogni corriere è possibile creare un template o tracciato personalizzato con all’interno più campi dinamici in grado di contenere i dati così come richiesti dallo spedizioniere. Questo permette di generare rapidamente file per i corrieri ovvero per essere importati nello spazio messo a disposizione dallo spedizioniere che a sua volta genera la lettera di vettura con il relativo codice univoco che può essere poi stampata. L’esportazione dei file contenenti i dati da inviare ai relativi corrieri avviene tramite una selezione multipla che permette di esportare così più file contemporaneamente. Bman in particolare mette a disposizione template già pronti per essere utilizzati ma offre anche la possibilità di realizzare in autonomia il tracciato grazie ad un semplice wizard che aiuta a costruire il file da usare ogni volta per lo stesso corriere.
Perché automatizzare la creazione di lettere di vetture
Questa funzione permette di automatizzare e integrare l’intera gestione relativa al cliente e alla merce. Completa le funzioni di logistica, velocizza i diversi passaggi e soprattutto permette di gestire contemporaneamente più spedizionieri. Inoltre, rappresenta un valido strumento di controllo perché riduce la possibilità di errori. Bman offre la possibilità di creare molti campi dinamici e personalizzati per andare incontro alle diverse esigenze. Per maggiori informazioni è possibile attivare una demo gratuita.