Quale software gestionale è funzionale alle attività di lavoro?
Il software gestionale ha un compito molto importante: deve soddisfare le attività e le procedure di lavoro in modo semplice e veloce. In particolare, deve poter gestire il ciclo lavorativo composto da informazioni, produzione e gestione di documenti e l’intera esecuzione dell’attività lavorativa. In pratica, gestire i flussi di lavoro.
Cos’è il flusso di lavoro
Le attività che si compiono una dopo l’altra rappresentano un flusso di lavoro. La vendita di un prodotto o di una fornitura di prodotto comporta una serie di attività di scambio di informazioni e di produzione di documenti. In pratica, un cliente richiede uno o più prodotti, il prodotto viene recuperato dal magazzino, l’azienda consegna il prodotto al cliente ed emette fattura. Questo è un semplice esempio di flusso di lavoro. Nello specifico viene definito flusso attivo poiché si riferisce alle vendite. Le operazioni di acquisto di un prodotto da parte dell’azienda sono definite flusso passivo o inverso. In entrambi i casi, per compiere l’intera operazione occorre avere o emettere una serie di dati sul prodotto, sull’azienda o sul cliente che vanno a concludere l’intero processo. Il software gestionale è lo strumento che in tempi rapidi e fornendo tutti i dati gestisce il flusso di lavoro completo.
Cosa deve fare il software gestionale
Il software gestionale automatizza i processi rendendo tutte le operazioni fiscali, contabili e funzionali al proprio business veloci e prive di errori. Ma affinché il software gestionale sia utile ad imprese, professionisti o commercianti deve avere caratteristiche precise.
Spesso in fase di start up o quando si apre una propria attività non si conosce a pieno il flusso di lavoro e la quantità di documenti che devono essere gestiti. Ecco perché è sempre bene affidarsi a una gestione delle informazioni completa e modulare che non costituisca un limite con l’aumento delle operazioni da effettuare o del numero di servizi e prodotti. Ma quali caratteristiche strutturali deve avere un software gestionale?
La struttura del software gestionale
Ecco su quali corrispondenze tecniche e funzionali si deve basare un software gestionale:
Convertire le informazioni velocemente
Il software gestionale deve consentire l’interscambio rapido tra le funzioni. Ad esempio, deve permettere che un ordine sia subito convertito in fattura o che i dati dell’anagrafica relativi ad una fattura siano automaticamente inseriti senza doverli richiamare ogni volta.
Individuare subito dati ed informazioni
Il gestionale deve consentire di rilevare velocemente le informazioni necessarie con l’utilizzo di lettori di codice a barre per inserire i dati o con la funzione touch screen per rilevare velocemente i dati.
Accedere subito alle informazioni
Il gestionale deve facilitare la navigazione e la ricerca di informazioni in base a più combinazioni. Ad esempio, permettendo sia la ricerca libera ma anche la ricerca aggregata o a fini statistici per comprendere quale prodotto è più acquistato o il cliente più redditizio e cosi via.
Prevenire e segnalare errori:
Una fattura compilata in modo non corretto o con dati errati deve essere subito individuata e segnalata dal gestionale.
Multiutente e cloud based
Più utenti devono poter accedere alle informazioni anche da luoghi diversi. Sia se si possiedono più sedi o depositi separati che quando si svolge parte dell’attività da casa o da un cliente. Nell’ultimo caso si può avere l’esigenza di inserire un ordine direttamente e in quel preciso momento.
Deve essere integrato
Un software gestionale integrato ha un significato importante perché significa che tutti i dati non sono duplicati ma confluiscono in un unico punto. In pratica, se viene modificato o aggiornato un dato relativo ad un cliente, la modifica deve avvenire in un solo punto (nel nostro caso nell’anagrafica) e allo stesso tempo, chiunque ha accesso al software vedrà subito quel dato aggiornato. Nessuna informazione è duplicata o mal posta.
Sempre aggiornato e adattato ai flussi di lavoro:
Un software gestionale aggiornato deve seguire l’evoluzione dei tempi e ogni obbligo normativo o fiscale. Inoltre, deve avere funzioni specifiche ed utili alle attività di chi lo utilizza.
Funzionale all’utilizzo
Infine, il gestionale adatto ai flussi di lavoro deve avere tutti gli strumenti utili a soddisfare le diverse esigenze di business.
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